Die Alternative zu Signavio.

Die Landschaft verfügbarer Werkzeuge für das Prozessmanagement (BPM- bzw. GPM-Tools) schwankt je nach Anwendungszweck und Schwerpunkt von überschaubar bis sehr unübersichtlich.

Signavio gehört zu den jüngeren Tools im Markt und setzt voll auf die Cloud. Mit Quam bieten wir eine Alternative auf Basis von SharePoint, die sich sowohl aus der Cloud heraus "konsumieren" lässt, aber auch die traditionelle Betriebsform im eigenen Rechenzentrum unterstützt.

Funktionsumfang klassischer BPM Tools

Die Prozessmodellierung und die Abbildung von Prozesslandkarten bilden die Grundlage jedes Prozessportals.

Daneben gesellen sich in verschiedenen Tools auch Simulation, Prozessausführung, Workflowimplementierung und Überwachung.

Die Komplexität der letztgenannten Tools für den Endanwender erhöht sich dadurch jedoch auf ein Maß, dass die betroffenen Produkte die meisten traditionellen Nutzer, deren Fokus auf der Modellierung, Analyse und Veröffentlichung von Prozessmodellen liegt, überfordern.

Die klassischen Funktionen werden durch zusätzlich neuere Entwicklungen im Geschäftsprozessmanagement ergänzt, die den Funktionsumfang der Prozessportale weiter entwickeln, wie z.B.

Quam bietet als Aris Alternative viele ähnliche Funktionen mit besserer Übersicht

Social BPM (Integration von Zusammenarbeitsfunktionen, die aus dem Web 2.0 abgeleitet sind, wie "kommentieren" und "teilen")
Risk & Compliance (die Einhaltung von Regelwerken im Unternehmen durch Prozesse und die Verknüpfung von Prozessen mit Risikoanalysen)
Governance (die Ausrichtung von Prozessen an der Unternehmensstrategie)
IKS: Interne Kontrollsysteme (Integration von Funktionen zur Überprüfung und Bestätigung von Prozessschritten)
Aus der Cloud bekannte nutzungsbasierte Modelle als Alternative zur klassischen Kauflizenz (SaaS, Subscription, Application Service Providing)

Der Signavio Process Manager

Die Cloud-basierte Software eignet sich für die Prozessabbildung. Gelobt wird häufig die Benutzeroberfläche. Die Möglichkeit, Formen endlose Attribute hinzuzufügen, bedeutet, dass man jede Ebene von Prozessinformationen erfassen kann. Die Collaboration-Tools sind nützlich, da sie es Nutzern ermöglichen, Prozessbilder zu teilen und Kommentare von Kollegen zu erhalten. Das Viewer Tool ist einfach zu bedienen . Es stehen verschiedene Mapping-Stile zur Verfügung.

Außerdem verfügt Signavio über ein Reporting auf Basis von PDF. Die Oberfläche für die Berichtsbearbeitung wird aber häufig als schlecht kritisiert. Dictionary-Einträge / Tabellen können aus Excel importiert oder im Tool erstellt werden. Risk & Control Management ist ein Verkaufsargument von Signavio, aber in einem Gartner-Review wurde es beschrieben als "zu einfach, um wirklich nützlich zu sein". In demselben Review von Gartner wurden die Excel-Berichte aus dem Tool kritisiert. Das Berichtsformat sei nicht editierbar und die meisten Berichte erfordern eine umfangreiche Bereinigung, bevor sie verwendet werden können. Ebenso sei der Adobe-PDF Reporting Editor schwierig zu bedienen. Der Import von Visio-Zeichnungen wird ebenfalls als ein "Zufallsrisiko" beschrieben. Wenn Anwenderunternehmen also viele davon migrieren müssen, sollten sie dies vor der Investition berücksichtigen. Die im Tool integrierten Reports, die Aufschluss darüber geben sollen, wie viel das Tool genutzt wird, wer auf das Tool zugreift, d.h. der Versuch herauszufinden, wie viel Wert man daraus zieht und wie engagiert die Benutzer sind, kommt in der Gartner-Bewertung ebenfalls eher schlechte Noten.

Quam – Die Alternative zu Signavio

Das Quam der Lintra setzt auf eine einfache Orientierung für den Endnutzer bei der Modellierung und Pflege auch komplexer Modelle. Das in den Modellen hinterlegte Prozesswissens des Unternehmens soll auch für den "Gelegenheitsnutzer" leicht zugänglich sein.

Mit Visio als Modellierungsfrontend müssen die Modellierer bei der grafischen Bearbeitung von Prozessen (und auch Organigrammen, Gebäudeplänen, Ressourcendiagrammen und anderen Diagrammtypen, die über reine Prozessmodellierung weit hinausgehen) ihre gewohnte Office-Welt nicht verlassen und nutzen stattdessen ein Werkzeug, das vielfach ohnehin Teil ihrer gewöhnlichen Software-Ausstattung ist. Mit Microsoft SharePoint als Repository für die modellierten Inhalte bewegen sich auch die reinen Leser der Informationen in ihrem gewohnten Intranet.

Social-BPM in der Prozessmodellierung und Zusammenarbeit

Quam unterstützt besonders den Aspekt der einfachen Verbreitung des Organisationswissens durch einen leichten Zugang für alle Nutzer im Unternehmen.
Redakteure und Leser nutzen dieselbe Weboberfläche ohne eine Trennung von Modellierungstool und Publikationsserver. Durch die Standardfunktionalitäten, die SharePoint als technologische Basis von Quam mit sich bringt, wird Quam häufig auch direkt zum Zugang in das Intranet genutzt .

Durch das Unternehmen surfen, wie durch das Internet. Quam nutzt im Stil von Web 2.0 gewohnte Werkzeuge aus sozialen Netzwerken, wie Kommentar- und Bewertungsfunktionen, sowie Wikis und Blogs zur Speicherung von Wissen im Unternehmen.

Quam als das „Collaborative BPM“ legt Wert auf die Einbindung aller Mitarbeiter in die Gestaltung der Inhalte. Damit ist „Collaborative BPM“ ein wichtiges Teilgebiet von „Social BPM“.

Quam soll alle Mitarbeiter bei der Beantwortung der Frage untersützen:

Wer macht was, wann, mit welchen Ressourcen und zu welchem Ziel?

Auswertungen und Reports

Quam liefert auch die wichtigsten Auswertungen, ohne dass dafür eigene Reports erstellt werden müssen:

welche Organisationseinheit ist für welche Prozessen bzw. welche Aufgaben verantwortlich inkl. Verantwortungsmatrix
welche Richtlinien, Normen oder gesetzliche Vorgaben müssen in welchen Prozessen beachtet werden
welche IT-Systeme werden durch welche Prozesse genutzt und wer ist für das jeweilige IT-System verantwortlich
MySite - die Mitarbeiter-zentrierte Seite, die Auskunft gibt, in welchen Organisationseinheiten und welchen Rollen der Mitarbeiter seine Aufgaben wahrnimmt.

SharePoint als Basis – weniger Kosten für das Unternehmen

Die IT-Administration muss für Quam in der Regel keine neue Infrastruktur aufbauen – SharePoint ist in 80% aller größeren Unternehmen fest verankert und Quam lediglich eine Anwendung mehr auf derselben Plattform. Da SharePoint auch – u.a. in der Azure Cloud der Microsoft – als SaaS-Service bezogen werden kann, sind Kunden flexibel, in welcher Betriebsform (eigenes Rechenzentrum oder Cloud) sie Quam betreiben möchten.

Mit seinen vielen Möglichkeiten und auch der Nutzbarmachung von Konzepten aus dem Social Web und der Collaboration ist Quam über die letzten Jahre zu einer häufig gewählten Alternative zu vielen Platzhirschen der BPM-Werkzeugen geworden. Quam versucht nicht, möglichst alles zu können, sondern will sich weiter auf eine hohe Breite bei der Publikation von Organisationsinformationen konzentrieren.

[1] Z.B. BUSINESS PROCESS MANAGEMENT TOOLS 2014 Marktüberblick, Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, ISBN: 978-3-8396-0776-3

[2] Gartner, Inc., Enterprise Business Process Analysis, Signavio Peer Review

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