Warum Quam®?
Anforderungen
Konzeption und Implementierung eines prozessorientierten, einfach anwendbaren und weltweit zugänglichen Risikomanagementsystems.
Zweck
Die frühzeitige Erkennung, Systematisierung und einfache Meldung von Risiken, die systematische Überwachung und Steuerung von Risikopräventionsmaßnahmen zur Vermeidung von Fehlern, Schäden und Kosten aus inhärenten Risiken der Unternehmensbranche und der unternehmerischen Tätigkeit.
Um einen systematischen Beitrag zur Risikominimierung oder -vermeidung zu leisten und das eigene organisatorische Verschulden im Schadensfalls auszuschließen, hat sich die FAM entschlossen, ein Risikomanagementsystem aufzubauen, das die Risiken mittels eines geeigneten Systems erfasst, bewertet und organisatorische Präventionsmaßnahmen entsprechend verfolgt und auswertet. Das System sollte gleichzeitig als Informationsmedium über Unternehmensrisiken dienen und daher allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
Im Rahmen des Projektes wurden zunächst die verschiedenen Risikomanagementrollen in der FAM definiert und der gewünschte Regelkreis zur Handhabung erkannter Risiken erarbeitet. Im Unternehmen bekannte und in ihrer potentiellen Auswirkung als relevant eingestufte Risiken wurden in eine gemeinsam erarbeitete, an den Prozessen und Strukturen des Unternehmens angelehnte Risikostrukur, dem Risikoatlas der FAM, überführt. Dieser erleichtert die Systematisierung und Analyse von definierten Risiken.
Für alle Risiken wurden Kennziffern mit entsprechenden Schwellwerten eingeführt, die bei Über- oder Unterschreitung im operativen Geschäft zu einer Warnmeldung des Systems an die Risiskomanagementverantwortlichen führen. Die dokumentierten Risiken wurden dazu mit den operativen Prozessen der FAM verlinkt, so dass die Mitarbeiter schon in der beschriebenen Ablauforganisation entsprechend sensibilisiert werden.
Zur Meldung und Nachverfolgung der Risiken wurden SharePoint-basierte elektronische Formulare entworfen, die entsprechend dem definierten Regelkreis des Risikoverfolgungssystems der FAM Folgeaktivitäten workflowgestützt anstoßen.
Das Risikomanagementsystem baut auf die vorhandene SharePoint-Infrastruktur der FAM auf und ist modular vielfältig erweiterbar. Hinzukommende Regularien und Managementhandbücher können mit geringem Aufwand und ohne technisches Know-how mit dem bestehenden Prozessmodell verknüpft werden.
Konkrete, bisher nicht erfasste Risiken können einfach per Workflow in den Risikoatlas aufgenommen, kategorisiert und entsprechenden Schweregraden zugeordnet sowie revisionssicher mit Schwellwerten und standardisierten Maßnahmen versehen werden. Alle Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Risiken zu melden. Diese werden über das System den entsprechenden Verantwortlichen weitergeleitet und entsprechend dem Risikoregelkreis bearbeitet und überwacht.
Geschäftspartner, wie Banken und Wirtschaftsprüfer, können über eine „externe Risikomanagementsystemsicht“ auf speziell defi nierte Bereiche zugreifen, ohne Einblick in sensible Datenbestände zu erhalten.
Durch konsistente Betriebsabläufe und einer daran ausgerichteten Koordination der Risikomaßnahmenverfolgung können Transparenz und Effizienz deutlich erhöht werden. Dies führt zu Einsparungen hinsichtlich Kosten durch Risiken von bis zu 70% und zu organisatorischer Sicherheit im Umgang mit Risiken.
Unsere Quam Case Study zu FAM erhalten Sie jetzt auch als PDF auf zwei praktischen DIN A4 Seiten.