Skip to main content

Wissenswertes

 
 
Blog
Warum Sie sich für Quam® entscheiden sollten

Quam erklärt…wie die Prozess-Stuktur-Matrix Verantwortlichkeiten aufklärt

Je größer ein Unternehmen wird, desto größer wird auch die Anzahl an Geschäftsprozessen und an Personen, welche für die verschiedenen Teilschritte eines Einzelprozesses verantwortlich sind. Speziell bei umfangreicheren Prozessen kann die Identifizierung eines jeweiligen Verantwortlichen für Außenstehende, Manager oder neue Kollegen dementsprechend aufwändig werden. Die Lösung für dieses Problem behandeln wir heute bei „Quam erklärt…“: Die Prozess-Struktur-Matrix.

Die Prozess-Struktur-Matrix – Verantwortlich, die Verantwortlichen zu finden

Unternehmen werden mit der Zeit immer komplexer. Bei vielen Unternehmen ist es deshalb nicht unüblich, dass es für verschiedenste Fachgebiete auch gleich mehrere Ansprechpartner und Entscheider gibt. Um einen Überblick über die Entscheidungsträger für einen jeweiligen Einzelprozess zu behalten, eignet es sich deshalb, ein entsprechendes Verzeichnis über Verantwortungen und Entscheidungsgewalten zu halten. Hier hilft die Prozess-Struktur-Matrix, basierend auf der sogenannten RACI-Matrix.

Die RACI-Matrix?

RACI beschreibt dabei eine geläufige Technik, um Verantwortlichkeiten zu analysieren und übersichtlich darzustellen. Aus dem Englischen abgeleitet stehen die einzelnen Buchstaben dabei für:

  • Responsible (verantwortlich)

  • Accountable (rechenschaftspflichtig)

  • Consulted (konsultiert)

  • Informed (informiert)

Zur besseren Darstellung der jeweiligen RACI-Kategorien werden diese in einer Matrix den jeweiligen Personen/Rollen in den jeweiligen Prozessschritten zugewiesen. So kann ein Mitarbeiter sofort auslesen, wer genau welchen Prozess ausführt (R), wer genau für die für die ordnungsgemäße Durchführung die rechtliche Verantwortung trägt (A), wer innerhalb der Aufgabe um Hilfe gebeten werden kann/sollte (C) und wer im Endeffekt über Fortschritt und Fertigstellung der Aufgabe Bescheid bekommen muss (I).

Sehen wir uns das ganze mal am obigen Beispiel an: Beschrieben wird der allgemeine Ablauf bei Eingang einer Reparaturanfrage in einer Kfz-Werkstatt. Der Servicemanager ist hierbei derjenige, der beim Erstkontakt den Termin mit dem Kunden ausmacht und deshalb die Durchführungsverantwortung für den Teilschritt „Termin vereinbaren“ erhält. Da er den Termin mit dem Werkstattmeister abklären muss, um sicherzustellen, wann genau Kapazitäten für die Reparatur vorhanden sind, wird dieser als zu konsultierend festgehalten. Als Leiter des Betriebs ist der Geschäftsführer bei Komplikationen oder ähnlichem allgemein der rechtlich Verantwortliche, so auch in diesem Fall.

Was bedeutet das für die Prozess-Struktur-Matrix?

Auf Quam und die Prozess-Struktur-Matrix übertragen, tauschen sich zwar die Buchstaben, allerdings behält die Prozess-Struktur-Matrix die Implikationen der RACI-Matrix. Aus dem R wird ein M für Mitwirkung, aus dem A wird ein V für Verantwortung, aus dem C wird ein E für Entscheidung und I bleibt I für Information. Ansonsten bleibt die Matrix mitsamt ihrer Aussagen gleich. Mitwirkende Mitarbeiter sind also für die praktische Durchführung der Prozesse zuständig, die Verantwortlichen haften verbindlich für den jeweiligen Prozess, Entscheider können konsultiert werden und urteilen entsprechend final über die Qualität der Durchführung, zuletzt müssen auch einige Mitglieder der Geschäftsführung intern über den Ablauf informiert werden.

Wieso lohnt sich die Pflege einer übersichtlichen Prozess-Struktur-/RACI-Matrix?

Zunächst einmal erspart eine ordentliche Prozess-Struktur-Matrix den Mitarbeitern viele Redundanzen, da sie stark die Transparenz der einzelnen Prozesse erhöht. Da die Matrix strikt festlegt, wer genau in welchem Prozessschritt für was verantwortlich ist, wer Entscheidungsgewalt trägt oder welcher Mitarbeiter für Beratungen konsultiert werden kann, spart der Mitarbeiter viel Zeit, da er so nicht ausloten muss, wer denn nun genau sein nächster Ansprechpartner ist. Da die jeweiligen Aufgaben innerhalb der Prozesse für die einzelnen Verantwortlichen so auch zentral festgehalten werden, kann außerdem die jeweilige Arbeitskapazität sowie in diesem Sinne auch die Arbeitsauslastung der einzelnen Mitarbeiter verfolgt werden. Die Matrix ermöglicht so bessere Administration der Aufgaben innerhalb der Mitarbeiterschaft.

Da verschiedene Mitarbeiter und Manager in verschiedenen Prozessen verschiedene Rollen innerhalb der unterschiedlichen RACI-Matrizen erhalten können, bietet eine RACI-Matrix vor allem bei umfangreicheren Prozessen (oder auch Projekten) den größtmöglichen Nutzen. Bei prozessübergreifender (oder in diesem Sinne auch projektübergreifender) Nutzung verschiedener RACI-Matrizen dagegen kann die Übersichtlichkeit aufgrund von möglicherweise überschneidenden Aufgabenfeldern allerdings sinken.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich demnach schließen, dass die Führung von übersichtlichen RACI- bzw. Prozess-Struktur-Matrizen vor allem für umfangreiche Prozesse und Projekte erfolgsfördernd wirkt. Die eindeutige Ausschreibung der verschiedenen Ansprechpartner und Verantwortlichen innerhalb eines bestimmten Prozesses sorgt für deutlich erhöhte Transparenz und erspart den ausführenden Mitarbeitern dementsprechend mögliche Redundanzen. Die direkte Kopplung der Matrizen an den jeweiligen Prozess innerhalb von Quam erleichtert zudem die Aneignung von Informationen und Wissen. In diesem Sinne kommen solche Strukturen vor allem neuen und unerfahrenen Mitarbeitern zugute, welchen so die Einarbeitung in den Betrieb erheblich erleichtert wird.

"Quam erklärt..." noch weitere Features!

Sie möchten sich noch mehr mit Prozessmanagement und Projektmanagement auseinandersetzen? Dann sehen Sie sich gerne weitere Beiträge aus unserer "Quam erklärt.."-Serie an!

Sie haben Interesse an Quam?

Wollen Sie Quam unverbindlich kennenlernen? Das freut uns! Registrieren Sie sich jetzt, um 30 Tage lang Quam zu erleben - kostenlos und völlig unverbindlich.

„Quam erklärt…“ ist unsere neue Blogserie für alles rund um das Thema Prozess- und Projektmanagement im Allgemeinen. In dieser Serie finden Sie eine Vielzahl von Informationen und Anwendungsfällen für die verschiedenen Möglichkeiten, wie genau ein Prozessmanagement-System wie Quam Ihr Unternehmen auf das nächste Level heben kann.