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Warum Sie sich für Quam® entscheiden sollten

SharePoint Kosten – Ist die Cloud wirklich preiswerter?

Die Budgetfrage erweist sich bei den meisten Entscheidungen über strukturelle Veränderungen innerhalb eines Unternehmens als zentral. Nicht anders ist es bei der Gegenüberstellung von SharePoint Online und On-Premise Diensten, die viele Firmen vornehmen, um über die Zukunft ihrer Datenverarbeitung und -sicherung zu entscheiden. In puncto Kosten scheint hier in den meisten Fällen die Cloud als Sieger hervorzugehen.
Doch entspricht dieser Eindruck der Wahrheit? Fest steht, dass sowohl bei der Kalkulation der Kosten, die der lokale Serverbetrieb mit sich bringt, als auch bei der Einschätzung der Ausgaben für einen Online-Speicher oftmals entscheidende Implikationen nicht beachtet werden. Die Folge? Ein unzureichender Vergleich der beiden Alternativen auf dessen Grundlage dann eine Investitionsentscheidung getroffen werden soll.
Für eine effektive Bewertung der beiden Alternativen müssen Unternehmen neben den grundsätzlichen Preisen Faktoren wie Kapazität, benötigte Arbeitskraft und Hardware, sowie die Anzahl der eigenen Mitarbeiter betrachten. Dieser Blogbeitrag bietet eine erste Übersicht über die Komponenten, die bei einem Microsoft SharePoint Kostenvergleich berücksichtigt werden sollten – und zeigt damit auch, dass die pauschale Darstellung der Cloud als billigere Lösung kritisch zu bewerten ist.

Verschiedene Komponenten der Kostenberechnung

Die SharePoint On-Premise Lösung

Die offensichtlichen Kosten, die bei der Investition in einen SharePoint Server anfallen, lassen sich in zwei Teilen darstellen. Der erste umfasst dabei die Bereitstellung des Servers selbst, der sich auf rund 6.915,00 beläuft. Diese einmalige Investition wird wiederum durch den Erwerb der Zugriffslizenz CAL ergänzt, die in der Standardausführung bei 110,00 Euro (zuzüglich Mehrwertsteuer) pro Benutzer, in der Enterprise Ausführung bei 95,00 Euro (zuzüglich Mehrwertsteuer pro Benutzer anzusetzen ist.

Bei beiden handelt es sich (anders als bei der Cloud Lösung) um eine grundsätzlich einmalige Investition. Nur diese in eine Kostenrechnung einzubeziehen reicht bei der Beurteilung von SharePoint On-Premise jedoch nicht aus. Für einen erfolgreichen Betrieb eines lokalen Servers müssen nämlich noch weitere Voraussetzungen erfüllt sein, die das Budget eines Unternehmens ebenfalls belasten können.

1. Bereitstellung einer Basisinfrastruktur

Viele Anbieter lokaler Serversysteme setzen beim Kauf ihrer Produkte die Existenz einer grundlegenden Infrastruktur voraus, die bestimmten Vorgaben entsprechen muss. Indem die Unternehmen beispielsweise Datenbanken, Backup Lösungen und Notstromversorgungen bereitstellen, soll ein möglichst problemfreier Einsatz der Server, sowie zentraler Programme wie Office 365, gewährleistet werden.

2. Personalkosten

Da der erfolgreiche Betrieb von SharePoint On-Premise wesentlich von den Betreibenden abhängt, sollten auch Personalkosten in die Budgetrechnung mit einbezogen werden. Hier werden entweder Mitarbeiter benötigt, die ausreichendes Hard- und Software Know-how vorweisen können, oder es kommt zum Einsatz von externen Dienstleistern. Beides sorgt in den meisten Fällen für zusätzliche Ausgaben.

3. Betriebskosten

Der ‚On-Premise‘-Faktor dieser SharePoint Lösung ist der letzte entscheidende Punkt, dessen Kosten beachtet werden sollten. Denn der Betrieb von Servern auf eigenem Grund fällt mit Ausgaben für

  • Strom
  • Kühlungssysteme
  • Netzwerke
  • Externe Standflächen (nach Bedarf)
  • Datacenter

ebenfalls ins Gewicht.

Die SharePoint Cloud Lösung

Die Cloud Alternative zur Datensicherung ist in zwei Editionen verfügbar.

Bei der ersten bietet Microsoft dabei mit einem Preis von 4,20 Euro (zuzüglich Mehrwertsteuer) pro Benutzer und Monat einen Umfang, der in etwa dem der kostengünstigeren Variante des Serverbetriebs entspricht. Die teurere und damit auch die, die mehr Funktionen bietet, beläuft sich auf 8,40 Euro pro Benutzer und Monat (ebenfalls zuzüglich Mehrwertsteuer).

Die anfallenden Ausgaben sind hier, anders als bei SharePoint On-Premise, besser planbar – durch die vertragliche Regelung und die entfallenden Kosten für den lokalen Betrieb lassen sich die Preiskomponenten gut überblicken. Wie viel eine Cloud Nutzung ein Unternehmen wirklich kostet, ergibt sich aus

  • Der Anzahl benötigter Applikationen und Funktionen sowie

  • Der Anzahl der Nutzer

Weitere wichtige Faktoren des Kostenvergleichs

Es zeigt sich also, dass sich die verschiedenen Preise aus unterschiedlichen Komponenten zusammensetzen, die für eine faire Berechnung betrachtet werden müssen. Werden die beiden Lösungen auf Grundlage dieser Zahlen beurteilt, so erscheint die Cloud zunächst vor allem aufgrund der fehlenden Hardware Kosten als deutlich günstigere Alternative.

Ein Einbezug von Faktoren, die die Ausgaben beeinflussen, die jedoch beim Vergleich oftmals vergessen werden, zeigt jedoch, dass die Entscheidung gegen ein lokales Serverangebot nicht vorschnell gefällt werden sollte. Ob Cloud oder On-Premise die bessere – und günstigere – Methode zur Datensicherung ist, ist nicht nur vom reinen Preis, sondern vor allem von der individuellen Unternehmenssituation abhängig.

1. Neue Qualifikationen für die Cloud

Auch wenn für den Betrieb einer Cloud keine Mitarbeiter eingestellt werden müssen, so bedeutet der Einsatz dieser Lösung doch eine Umstellung und Neu-Qualifizierung innerhalb des Unternehmens. Die verschiedenen Teams müssen im Umgang mit der neuen Methode geschult werden.

Hinzu kommt der grundsätzliche Akt der Migration von Daten in die Cloud, für den innerhalb des IT-Teams eine funktionsfähige Infrastruktur aufgebaut werden muss, um einen möglichst reibungslosen Übergang zu ermöglichen, bei dem keine wichtigen Informationen verloren gehen oder Workflows gehemmt werden.

Für beide Aufgaben muss zusätzliche Zeit, Arbeitskraft und in vielen Fällen auch Budget bereitgestellt werden. Denn nur mit einer erfolgreichen Einbindung der Cloud in den Arbeitsalltag lohnt sich die Investition.

2. Die Kapazitätsfrage

Besonders wenn im Arbeitsalltag einer Firma große Datenmengen gehandhabt werden, sollte bei der Entscheidung zwischen Cloud und On-Premise die Kapazitätsfrage gestellt werden.

Denn während der Speicherplatz lokaler Server mit wenig Aufwand aufgestockt werden kann, sind Nutzer von SharePoint Online an eine Kapazitätsgrenze gebunden. Wird mehr Platz benötigt als in der Cloud bereitgestellt, ist eine Erweiterung oft mit Mehrkosten verbunden, die nicht zu verachten sind.

3. Bereits vorhandene lokale Ressourcen

Gerade Unternehmen, die Datenspeicherung und -sicherung schon seit einigen Jahren priorisieren, verfügen in vielen Fällen bereits über eine ausreichende Infrastruktur und geschultes Personal, um den Betrieb von SharePoint On-Premise zu gewährleisten. Meist werden sogar bereits ähnliche Serverlösungen bedient.

Ist eine solche Ausgangslage gegeben, sollten nicht nur der objektive Preis betrachtet, sondern zudem die Frage nach der Verhältnismäßigkeit gestellt werden. Lohnt sich eine Migration in die Cloud, wenn durch die bereits existierenden Ressourcen wesentliche Kostenfaktoren des lokalen Servers wegfallen?

Fazit – Die individuelle Situation als zentraler Faktor bei der Preisentscheidung

Ein Vergleich der Kosten verschiedener SharePoint Angebote geht also weit über die Betrachtung der bloßen Preise für Cloud oder On-Premise Dienste hinaus. Weitere Faktoren, wie die individuellen Qualifikationen der Mitarbeiter, die unternehmensinterne Infrastruktur, oder die benötigten Speicherkapazitäten sollten in die Berechnungen einbezogen werden.

Damit lässt sich letztlich kein abschließendes Urteil darüber fällen, welche der beiden Alternativen die günstigere ist.

Gerade für kleine Unternehmen mit geringerer Mitarbeiterzahl und niedrigeren Kapazitätsanforderungen erweist sich die Cloud als ein kalkulierbareres und in vielen Fällen kostengünstigeres Modell.

Die On-Premise Angebote bieten hingegen eine erprobtere Möglichkeit der Datensicherung und die lokale SharePoint Nutzung ist gerade für Unternehmen, die bereits über entsprechende Strukturen verfügen, meistens als die preiswertere Lösung.

Grundsätzlich gilt für Firmen, die sich zwischen beiden Angeboten entscheiden: Alle Komponenten, die die SharePoint Kosten beeinflussen können, sollten definiert und sorgfältig überprüft werden. Wichtig ist dabei auch, sich die Ziele des eigenen Unternehmens deutlich vor Augen zu führen. Nur so kann ein vorschnelles Urteil und eine daraus resultierende Fehlinvestition vermieden werden.

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