Dokumente lenken
Quam ist eine Software auf Basis des Microsoft SharePoint. Diesen Vorteil macht sich Quam zu eigen. Es bietet dem Anwender die Möglichkeit, z. B. QM-relevante Dokumente zentral einzupflegen und diese dezentral den Mitarbeitern an ihren Arbeitsplätzen zur Verfügung zu stellen. Dieses Dokumentenmanagement kann durch zusätzlich verfügbare Komponenten auch zu einem Vertragsmanagement oder einem Audit-Management ausgebaut werden. Das gesamte Management-System kann auf diese Weise gestaltet und über das SharePoint-Intranet publiziert werden.
Die Dokumentenlenkung, das kontinuierliche Aktualisieren und die gezielte Verteilung von Informationsinhalten in der Organisation wird auf diese Weise stark vereinfacht.
Vorgabedokumente und Vorlagen
Im Downloadcenter des Quam verwalten Sie beispielsweise alle Vorgabedokumente, wie Vorlagen, Normen, Richtlinien, Ordnungen, die in den Prozessen verwendet werden. Diese Dokumente oder auch einzelne Kapitel und Paragrafen daraus stehen den Nutzern in den Prozessen zur Verfügung. Zu allen Dokumenten können weitere Metadaten hinterlegt werden. Quam unterstützt die im SharePoint genutzte berechtigungsgestützte Dokumentenbearbeitung mit Versionierungsfunktion. Um Dokumente bearbeiten zu können, können diese ausgecheckt werden. Nachdem die Änderungen vorgenommen und abgeschlossen wurden, sind die Dokumente wieder einzuchecken, damit die Änderungen den Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
Mit jedem Einchecken wird eine neue Version erzeugt. Alte Versionen lassen sich über die Versionshistorie nachvollziehen und bei Bedarf auch wiederherstellen.
Managementhandbücher
Managementsysteme beschreiben notwendige Rahmenbedingungen, denen sich das Unternehmen per Gesetz oder Selbstverpflichtung unterwirft bzw. unterwerfen muss. Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Arbeitssicherheit sowie Managementregularien bilden so das umfassende Regelwerk des Unternehmens, welches durch interne Vorgaben der Geschäftsleitung sowie externe Forderungen der Kunden, Banken, Gesetzgeber oder Normen gebende Stellen definiert wird.
Quam bietet die Möglichkeit, die Anforderungen dieser Regelwerke in entsprechenden Handbüchern zu strukturieren sowie die jeweiligen Anforderungen selbst, also Gesetze, Richtlinien und Ordnungen den jeweiligen Regelwerken zuzuweisen.
Revisionssicherheit
Durch die zentrale Aufbereitung von Prozessen und allen anfallenden Dokumenten können Anwenderunternehmen mit Quam Revisionssicherheit gewährleisten. Die Daten werden entsprechend dem individuellen Informationsbedürfnis aufbereitet. So stehen beispielsweise Management-Beauftragten (UMB, UMB, RMB etc.), Mitarbeitern oder Vorgesetzten genau die Informationen, Prozesse und damit verbundene Aufgaben und Dokumente auf einem Blick zur Verfügung, die sie benötigen. Die Möglichkeiten zur Anlage rollengesteuerter Freigabeworkflows, Fristen und Wiedervorlagen gewährleisten eine kontinuierliche Qualitätssicherung. Auch Mitarbeiter können die Berechtigung erhalten, an den Prozessen, an denen sie beteiligt sind, mitzuwirken oder die Bearbeitung von Dokumenten anzustoßen. Die ausgefeilte Rollen- und Rechteverwaltung des SharePoint unterstützt dabei eine beliebig granulare Berechtigungsstruktur zum Schutz von Inhalten vor unberechtigter oder unbeabsichtigter Änderung.
